Produktivität

So halten Sie eine erfolgreiche Videokonferenz

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In einer immer globaler werdenden Arbeitswelt nimmt auch die Zahl flexibler Arbeitnehmer ohne festen Arbeitsplatz zu. Videokonferenzen professionell durchführen zu können, ist deshalb für Geschäftsleute unabdingbar. Unsere Forschungsergebnisse zeigen, dass heutzutage 40 % aller Angestellten weltweit über Videokonferenzen kommunizieren, in China sind es sogar 61 % und in Mexiko 60 %. Um jedoch eine erfolgreiche Videokonferenz abzuhalten, bedarf es mehr, als nur die Kamera einzuschalten.

Behalten Sie das Mikrofon im Auge: Als Erstes sollten Sie die Einstellungen überprüfen. Gewöhnlich verfügt jede Videokonferenz-Software über eine Test-Funktion, mit der Sie Mikrofon und Kamera vorab überprüfen können. Sobald die Konferenz beginnt, sollte Ihr Cursor bis zum Ende in der Nähe der Mikrofontaste sein. In Momenten, in denen Sie nicht sprechen, empfiehlt es sich nämlich, das Mikrofon stumm zu schalten, um störende Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Halten Sie sich jedoch bereit, das Mikrofon wieder einzuschalten, sobald Sie einen Beitrag leisten möchten.

Wählen Sie den richtigen Platz: Ein zu niedriger Winkel kann sehr unvorteilhaft und störend für die anderen Teilnehmer sein. Außerdem sollten Sie auf die Raumbeleuchtung achten, damit Ihre Gesprächspartner Sie klar und deutlich sehen können. Ist es sonnig, müssen Sie eventuell die Vorhänge zuziehen und stattdessen eine Lampe einschalten, um Blendungen zu vermeiden.

Bleiben Sie bei der Sache:  Während langatmige Telefonate Ihnen vielleicht den Spielraum geben, sich nebenbei Ihren E-Mails oder anderweitiger Arbeit zu widmen, ist das während einer Videokonferenz nicht möglich. Stellen Sie sicher, dass Sie ungestört sind ‑ so können Sie eher vermeiden, wichtige Inhalte zu verpassen. Ist es in Ihrem Home Office zu unruhig, dann mieten Sie sich doch einfach einen Tagungsraum in Ihrem nächstgelegenen Regus- Standort.

Auch wenn es verlockend sein kann, während des Gesprächs auf Ihr eigenes Bild zu achten, sollten Sie dennoch versuchen stattdessen den Blickkontakt mit der Kamera zu halten ‑ vor allem dann, wenn Sie gerade sprechen. Auf diese Weise hat Ihr Gesprächspartner nämlich den Eindruck, dass Sie ihm direkt in die Augen schauen. Vermeiden Sie auch, Ihren Blick auf einen anderen Bereich des Bildschirms zu richten. Das kann nämlich den Eindruck erwecken, dass Sie auf die Seite starren – auch wenn Sie sich eigentlich voll und ganz auf die Präsentation konzentrieren.

Seien Sie engagiert und engagieren Sie andere: Wenn Sie die Präsentation selbst geben, behandeln Sie die Teilnehmer so, als wären sie physisch anwesend. Um die Aufmerksamkeit zu behalten, sprechen Sie die Teilnehmer direkt mit Namen an. Stellen Sie Fragen, um sicherzustellen, dass alle zuhören und schauen Sie kontinuierlich in die Kamera. Vermeiden Sie es, Ihre Folien einfach stupide abzulesen (denn das könnten die Teilnehmer mit der Powerpoint-Datei auch allein). Hören Sie beim Anruf hingegen vornehmlich zu, signalisieren Sie Zustimmung durch entsprechende Gesten. Wenn Sie Fragen haben, scheuen Sie sich nicht, diese zwischendrin zu stellen. Wenn Sie dann wirklich etwas sagen wollen, vergessen Sie nicht Ihr Mikrofon zu aktivieren, in die Kamera zu blicken und sich erst einmal vorzustellen, bevor Sie das Wort ergreifen ("Hallo, [name] hier. Ich habe mich gefragt…").

Wenn Sie die gleichen Prinzipien verfolgen und dieselbe Professionalität an den Tag legen, wie bei einer Vorstandssitzung, werden Videokonferenzen schnell zu einer Ihrer leichtesten Übungen.