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Aufgrund neuer, flexibler Arbeitsmuster in den großen Unternehmen und eines immer stärker globalisierten Marktes sind die Arbeitskräfte von heute zunehmend verstreut. Eine Untersuchung von Regus hat ergeben, dass 53 % der Arbeitnehmer 2,5 Tage pro Woche oder mehr von anderen Standorten aus als dem Hauptsitz ihres Unternehmens arbeiten.
Doch Studien von 4th Office zeigen, dass Führungskräfte noch immer Bedenken hinsichtlich der Effizienz von Remote-Management haben. Zu den Herausforderungen zählten sie die Bewältigung der Informationsflut (von 36 % der Führungskräften genannt) und sicherzustellen, dass alle dieselben Systeme und Vorgehensweisen anwenden (24 %).
Neben den praktischen Bedenken, dass die Produktivität der Mitarbeiter abnehmen könnte, befürchteten die Unternehmen auch, dass sie ihre Teams nicht auf dem Laufenden halten und in die Unternehmenskultur integrieren können.
Im Folgenden drei Möglichkeiten, die Kommunikationskanäle offen zu halten.
1. Verknüpfen Sie die einzelnen Punkte
Wenn alle in demselben Büro sind, ist es einfach, das Team auf dem Laufenden zu halten. Teamdynamik zeigt sich oft in physischer Nähe und häufige Meetings stellen sicher, dass Projektziele, Rollen und Verantwortlichkeiten nicht durcheinander geraten. Das Festlegen der Ziele für Ihr Team und das Schaffen eines dynamischen Zusammenhalts gestaltet sich komplizierter, wenn Sie an unterschiedlichen Orten arbeiten.
Neue Mitarbeiter können ein vordefiniertes Trainingsprogramm durchlaufen, anstatt ihren Kollegen über die Schulter zu schauen. Videobasierte Kurse sind gut geeignet, um Mitarbeitern ihre Funktionen zu erklären, da sie ganz nebenbei auch die Unternehmenskultur herüberbringen. Stellen Sie sicher, dass die Erwartungen klar sind, auch bezüglich der grundlegenden Dinge: Wann sie arbeiten können, wann sie erreichbar sein sollten und wie sie das Team über Krankheit oder Urlaub informieren sollen.
Für bereits zusammengesetzte Teams empfiehlt es sich, einen schriftlichen Projekt-Plan gemäß des SMART-Rahmens festzulegen (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert). Wenn klar ist, was (und zu welchem Zeitpunkt) von jedem Teammitglied erwartet wird, entstehen keine Lücken innerhalb des Prozesses.
2. Wählen Sie Ihren Kanal
Während das direkte Gespräch und E-Mails vielleicht die vorherrschenden Kommunikationsmittel in Ihrem Büro sind, eignen sich für die Remote-Arbeit auch neue Kanäle. Wenn für jede Konversation der richtige Kanal verwendet wird, können Sie vermeiden, dass die Teammitglieder sich von den Informationen überrollt fühlen.
Plattformen wie Skype for Business ermöglichen laufende Diskussionen und rein private Chats, die die Unternehmenskultur fördern. Emotionsgeladene Konversationen, z. B. aufgrund mangelnder Leistung, sollten telefonisch abgewickelt werden. Und vergessen Sie nicht das Gespräch von Angesicht zu Angesicht – Videokonferenzen mit Ihren Teammitgliedern ermöglichen es ihnen, die jeweiligen non-verbalen Signale wahrzunehmen, und Manager können eventuelle Probleme identifizieren.
Durch Planung häufigerer Einzelmeetings können Sie Ihr Team verlässlich bei der Karriereplanung unterstützen. Fördern Sie Feedback in beide Richtungen und vergessen Sie nicht, dass das Arbeiten aus der Ferne nicht für alle Mitarbeiter ein natürlicher Vorgang ist. Fragen Sie also regelmäßig nach, wie es ihren Mitarbeitern damit geht.
3. Grenzen überwinden
Bei Remote-Teams kann es passieren, dass sich Mitarbeiter aufgrund von Sprachbarrieren und verschiedenen Zeitzonen ausgeschlossen fühlen. Während sie im Büro Körpersprache nutzen können, um ihre Botschaften zu unterstreichen, kann es Nicht-Muttersprachlern schwer fallen, der Konversation am Telefon zu folgen. Stellen Sie Regeln für Gruppenmeetings auf – langsam und deutlich sprechen und keine Abkürzungen oder Fachjargons verwenden. Erstellen Sie danach schriftliche Zusammenfassungen, um sicherzugehen, dass alle auf demselben Stand sind.
Häufige, abwechslungsreiche und visuelle Gespräche tragen zu mehr Vertrauen, Zufriedenheit und Produktivität in Ihrem Team bei. Von Zeit zu Zeit bedarf es jedoch eines persönlichen Treffens. Nutzen Sie dafür eine Business Lounge oder einen Büroraum, der sowohl für Sie als auch für Ihr Team günstig gelegen ist, um auch hier Ihre Flexibilität zu unterstreichen.
