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Büros sind nicht mehr das, was sie mal waren – aber das ist nichts Schlechtes. Wenn Sie ein Büro der 80er-Jahre mit einem Büro von heute vergleichen, werden Sie als erstes bemerken, dass es 25–50 % kleiner ist. Doch das bedeutet nicht, dass das Büro mit Mitarbeitern vollgestopft ist. Es liegt eher daran, dass weniger Menschen darin arbeiten.
Vor 30 Jahren verfügten große Unternehmen über Abteilungen, die es heutzutage gar nicht mehr gibt. Wenn ein Brief geschrieben werden musste, wurde er an die Schreibzentrale geschickt. Wenn Abzüge benötigt wurden, ging man zur Reproabteilung. Die Computerprogramme wurden von speziellen Bedienern ausgeführt und sogar für ein einfaches Telefongespräch musste man die Telefonzentrale bemühen.
Mehr Effizienz
Neue Technologien und das Streben nach Effizienz haben all das verändert. Heute macht jeder alles selbst, und zwar in dem Maße, dass die Zahl der Sekretärinnen zwischen 2003 und 2013 in Großbritannien um 47 % gesunken ist.
Doch werden sich große Firmen mit diesen Einsparungen begnügen? Wahrscheinlich nicht. Neue Trends deuten darauf hin, dass die traditionelle IT-Abteilung wohl als nächstes von der Liste gestrichen werden könnte.
Keine IT im digitalen Zeitalter?
IT ist so ein wesentlicher Bestandteil vieler Büros, dass es schwer vorstellbar ist, wie ein Unternehmen ohne auskommen könnte. Doch dasselbe galt auch für Schreib- und Telefonzentralen.
Wie häufig nutzen Ihre Mitarbeiter wirklich die Unterstützung von IT? Wahrscheinlich erst als letztes Mittel – zuerst fragen wir lieber unsere Kollegen oder versuchen selbst, das Problem zu beheben. Hinzu kommt laut einer Regus-Studie, dass über 50 % der Angestellten weltweit zweieinhalb Tage oder mehr pro Woche außerhalb des Büros arbeiten, sodass sie eine interne IT-Abteilung noch weniger in Anspruch nehmen.
Welche Alternativen gibt es?
Wie die Heftklammern aus den 80er-Jahren müssen auch die IT-Abteilungen durch praktikable Alternativen abgelöst werden. Die Mitarbeiter haben den Vorteil, dass sie bereits Teil einer Informationsgesellschaft sind und sich mit Computern auskennen. Die Herausforderung für Unternehmen liegt also darin, dieses Wissen zu nutzen.
Dazu könnte ein ausgegliederter virtueller Support zählen. Der Angestellte von heute weiß, ob sich das Problem eigenmächtig lösen lässt oder ob hier ein Spezialist benötigt wird. Wenn Sie über einen Support auf Abruf verfügen, benötigen Sie kein teures, aber nicht ausgelastetes internes IT-Team. Eine stabile Breitband-Internet-Verbindung ist mindestens genauso wichtig. Wenn Mitarbeiter Probleme selbst lösen sollen, benötigen sie die richtigen Tools, um effizient zu sein – und eine zuverlässige Verbindung ist dafür essenziell.
